Conditions générales

I. Dispositions générales

1. Domaine d’application

Les présentes conditions générales déterminent les conditions contractuelles applicables à la fourniture de prestations de services proposées par Secret’Office à ses Clients.

2. Objet

Les prestations de services offertes par Secret’Office consistent dans la fourniture de services de secrétariat.

3. Dispositions contractuelles

La nullité d’une clause contractuelle n’entraîne pas la nullité des conditions générales, à l’exception de celle d’une clause impulsive et déterminante ayant amené l’une des parties à contracter.

4. Modification

Secret’Office se réserve la faculté de modifier les présentes conditions générales sous réserve d’en informer préalablement et individuellement le Client dans un délai minimum d’un mois avant l’entrée en vigueur des nouvelles conditions générales.
Ces modifications seront applicables aux contrats en cours à la condition que le Client, dûment averti, n’ait pas exprimé son désaccord avant la date d’entrée en vigueur des nouvelles conditions générales.

II. Description des services commandés

La prestation attendue donne lieu à l’établissement d’un devis descriptif des travaux à exécuter précisant leur nature et leur objet.
Le devis descriptif des travaux, une fois accepté par le Client, fait partie intégrante du Contrat de prestation de service auquel seront annexées les présentes conditions.
Sont précisés dans le devis :

• La nature de la ou des prestations,
• les modalités et délais d’exécution,
• le prix et conditions de règlement.

La nature du service, ses caractéristiques et la quantité demandée peuvent également être fixées dans un bon de commande pré-rempli par Secret’Office et dûment complété par le Client.

III. Prix et conditions de paiement

1. Détermination du prix

Les prestations de services donnent lieu à l’établissement d’un devis estimatif de prix définitif fixé à partir d’un décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation et de chaque produit nécessaire à sa réalisation et, le cas échéant, du taux horaire de main-d’œuvre.
Les prix des services sont entendus hors taxes.
Aucun escompte n’est accordé en cas de paiement anticipé.

2. Modification du prix

En cas de contrat à durée indéterminée, Secret’Office se réserve le droit de modifier unilatéralement les prix des services à fournir et s’engage à avertir le Client, dans un délai d’un mois à compter de l’entrée en vigueur des nouveaux tarifs, pour qu’il puisse, le cas échéant, résilier le contrat.

3. Conditions de paiement

Un acompte de 30 % sera versé à la commande.
Le solde du prix sera réglé lors de la fourniture du service.
Le paiement peut s’effectuer en espèces, par chèque ou par virement.

4. Facturation

La facture est établie en double exemplaire pour toute prestation de services.
Un exemplaire est remis au Client à la réception de la commande.

IV. Conclusion du contrat

1. Caractère définitif de la commande

Le contrat est conclu définitivement à la date de la signature du bon de commande ou du devis accompagné de la mention « bon pour travaux ».

2. Modification de la commande

Les commandes étant définitives et irrévocables, toute demande de modification du service commandé par le Client doit être soumise à l’acceptation du Prestataire.
En cas d’indisponibilité du service commandé, Secret’Office propose au Client, qui doit donner son accord, la fourniture d’un service équivalent susceptible de remplacer le service commandé. En cas de désaccord du Client, l’indisponibilité du service commandé entraine l’annulation de la commande et le remboursement du Client dans un délai de trente jours.
Secret’Office se réserve le droit d’apporter au service commandé les évolutions liées à l’évolution technique.

V. Durée et reconduction du contrat

Lorsque le contrat porte sur des obligations à exécution successive échelonnées dans le temps, il sera conclu pour une durée déterminée qui devra être mentionnée dans le devis ou bon de commande.
Sauf dénonciation expresse des parties, le contrat sera alors renouvelable par tacite reconduction pour une durée équivalente.
Le Client sera informé par écrit, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant le terme du contrat en cours de la possibilité qu’il a de ne pas reconduire ce contrat.
Le Client, qui ne veut pas reconduire le contrat, devra le notifier, par lettre recommandée avec accusé de réception, au Prestataire durant la période autorisant le rejet de la reconduction.

VI. Exécution du contrat

1. Exécution du service

1.1. Délai d’exécution

Secret’Office s’engage à exécuter le service à la date limite portée sur le bon de commande ou le devis (mention dans le devis de la date de début des travaux et de leur durée estimée) et au lieu mentionné par le Client.
Il s’engage en outre à tenir le Client informé de l’avancement des prestations en fonction de la transmission des informations par le Client.
Secret’Office doit avertir le Client en cas d’impossibilité ou de retard, quelles qu’en soient les raisons, de livrer les travaux dans les délais.
Sauf cas de force majeure, le Client peut, en cas de dépassement excédant sept jours de la date d’exécution de la prestation et dans un délai de soixante jours ouvrés à compter de cette date, dénoncer le contrat par l’envoi d’une lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

1.2. Lieu d’exécution

Les prestations peuvent être réalisées, au besoin, soit dans les locaux du Prestataire soit dans les locaux du Client.
Dans cette dernière hypothèse, tout déplacement du Prestataire donnera lieu à une indemnisation kilométrique dont les modalités de calcul seront fixées conformément au barème fiscal de remboursement des frais de voiture.

1.3. Horaires d’exécution

Sauf dérogation expresse des parties, les horaires d’ouverture et de travail du secrétariat auront lieu, hors cas de congés annuels du Prestataire :
Du lundi au Vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00.
Toute prestation effectuée à la demande du Client en dehors de ces horaires donnera lieu à une majoration de 10 % du tarif habituel.

1.4. Conformité

Secret’Office s’engage à fournir le service demandé conformément aux prévisions contractuelles.
Secret’Office est responsable de la non-conformité du service dans les conditions de droit commun.

1.5. Obligation de collaboration

Le Client tiendra à la disposition du Prestataire toutes les informations utiles afin que ce dernier puisse mener à bien sa mission.

1.6. Obligation de confidentialité

Secret’Office s’interdit de divulguer les informations relatives au Client ou à ses biens auxquelles il a pu avoir accès dans l’exécution de son service.

1.7. Obligation relative à la propriété intellectuelle de l’œuvre réalisée

La propriété des résultats des travaux est transférée au Client auquel sont aussi transférés, par convention expresse, les droits de propriété intellectuelle liés à ces travaux.

1.8. Livraison

Secret’Office livre le bien sur lequel ont porté les travaux à la date et au lieu convenus sur le bon de commande ou le devis.

2. Réception du service

L’acceptation par le Client des prestations de services qui lui sont fournies met fin aux relations contractuelles.

VII. Inexécution du contrat

1. Responsabilité du Prestataire

1.1. Exonération de responsabilité et force majeure

La responsabilité du Prestataire ne peut pas être engagée en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution de ses obligations qui est due, soit au fait du Client, soit au fait insurmontable et imprévisible d’un tiers au contrat, soit à un cas de force majeure.

En dehors de ces causes d’exonération, la responsabilité de droit commun encourue dépend de la qualification des obligations du Prestataire en obligation de résultat ou en obligation de moyens.

1.2. Clauses limitatives ou exonératoires de responsabilité

Sauf accord préalable des parties, le Client doit conserver les originaux des documents transmis au Prestataire.

La responsabilité du Prestataire ne saurait donc être engagée en cas de perte de documents originaux.

2. Responsabilité du Client

Secret’Office peut demander en justice, si le Client ne réceptionne pas les travaux sans motif légitime, que soit prononcée la réception.

À défaut de paiement à l’échéance, le Client est mis en demeure par lettre recommandée avec demande d’avis de réception d’exécuter le paiement dans un délai de quinze jours à compter de la date de réception de la lettre de mise en demeure.

À défaut de paiement quinze jours après la mise en demeure d’exécuter, Secret’Office se réserve le droit de suspendre l’exécution des prestations en cours ou de prononcer la résolution de plein droit du contrat et de conserver, à titre d’indemnité, l’acompte versé à la commande.

En cas de retard de paiement et après mise en demeure, toute somme non versée à la date d’échéance est, à partir de cette date, productive d’intérêt au taux de refinancement de la BCE en vigueur majoré de 10 points. En outre, et conformément à l’article L441-6 du code de commerce, Secret’Office sera en droit d’exiger une indemnité de retard pour frais de recouvrement fixée forfaitairement à la somme de 40 €.

VIII. Résolution du contrat et clause résolutoire

En cas de manquement par l’une des parties à l’une quelconque de ses obligations et quinze jours après mise en demeure d’avoir à exécuter cette obligation, l’autre partie peut demander la résolution du contrat sans préjudice de dommages et intérêts.

La résolution du contrat sera prononcée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et sera acquise de plein droit sans formalité judiciaire.

IX. Contrat de sous-traitance

Secret’Office peut confier à un tiers l’exécution de tout ou partie des prestations de services matériels ou intellectuels.

X. Référencement

Secret’Office sera autorisé à faire figurer, dans ses outils de communication commerciale (site internet, plaquette publicitaire, etc.), et parmi ses références, l’entité du Client sous réserve d’obtenir préalablement son accord par écrit.

XI. Règlement des litiges

1. Réclamation

Toute réclamation doit être adressée au siège social de l’entreprise.

2. Clause attributive de compétence

À défaut d’accord amiable, toutes contestations ou litiges portant sur l’interprétation et l’exécution du contrat et des présentes conditions générales de prestation de services, sont de la compétence des Tribunaux des ressorts de BORDEAUX.